Executive Assistant

Fondazione Collegio Carlo Alberto Torino Italia Servizi di segreteria/ ufficio

Descrizione azienda

Il Collegio Carlo Alberto è una fondazione nata nel 2004 su iniziativa congiunta della Fondazione Compagnia di San Paolo e dell'Università degli Studi di Torino. La sua missione è promuovere la ricerca e l'alta formazione nelle scienze sociali, in conformità con i valori e le pratiche della comunità accademica internazionale, attraverso un triplice piano d'azione:

  • la promozione della ricerca di frontiera, sia accademica sia policy-oriented, nelle scienze sociali: economia, giurisprudenza, scienze politiche, sociologia e statistica;
  • l'offerta di formazione universitaria e post-universitaria di eccellenza nelle discipline di cui sopra;
  • la promozione della divulgazione del dibattito su temi di policy

Posizione

La Fondazione Collegio Carlo Alberto sta cercando una risorsa da inserire nell'immediato nell'Ufficio Segreteria e Affari Istituzionali (Area Governance).

Nello specifico la risorsa potrà occuparsi di attività inerenti:

  • segreteria degli organi:
    • attività di supporto alle riunioni del CDA, gestione del calendario istituzionale, invio delle convocazioni, verbali, gestione della documentazione anche in riferimento agli adempimenti privacy, compliance ecc.
    • segreteria verbalizzatrice e supporto all’Organismo di Vigilanza
    • gestione delle convocazioni del Collegio dei Revisori e relativa documentazione
    • gestione della corrispondenza istituzionale
  • segreteria generale: attività varie e tenuta del registro della corrispondenza
  • supporto al Presidente e al Managing Director
  • gestione del programma VISITING FELLOWSHIP:
    • supporto alla commissione di selezione
    • supporto e assistenza ai candidati selezionati, in particolare sulle trasferte/missioni

Requisiti

  • Laurea triennale o magistrale
  • Esperienza pregressa nel ruolo
  • Predisposizione ai rapporti interpersonali e abilità di interagire a tutti livelli dell’organizzazione
  • Spiccate doti organizzative, attenzione ai dettagli
  • Ottima capacità di time management e di identificazione delle priorità
  • Autonomia, flessibilità, proattività nella gestione dell’attività
  • Problem solving e di gestione dello stress
  • Affidabilità, discrezione e riservatezza nella gestione delle informazioni
  • Capacità comunicativa e di mediazione fra le diverse aree
  • Inglese fluente sia scritto sia parlato
  • Ottimo utilizzo del pacchetto office in particolare Word, Excel e PowerPoint
  • Buona conoscenza dei client di posta elettronica e dei software di videoconferenza (Teams, Google Meet, Zoom, ecc…)

Altre informazioni

Offerta:

  • contratto a tempo determinato, full-time, per 12 mesi
  • è prevista la dotazione di buoni pasto

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Definition of Protected Categories - People belonging to protected categories as provided for by Law no. 68/99. (people of working age suffering from physical, mental or sensory impairments and handicapped with intellectual disabilities, resulting in a reduction of working capacity greater than 45 percent, determined by specific committees for the identification of civil disability in accordance with the table indicating the percentages of disability due to impairments and disabling diseases approved in accordance with Article 2 of Legislative Decree No. 509, 23rd November 1988 by the Ministry of Health on the basis of the International Classification of Impairments developed by the World Health Organization).

DOTTORATO
MASTER
LAUREA
DIPLOMA

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Informativa

 

Questo documento contiene le informazioni sul trattamento dei dati personali e dei dati di navigazione (inclusi i cookies) dei soggetti (di seguito “Utenti” o “Interessati”) che consultano e utilizzano il portale web In-Recruiting (di seguito “Portale”) per presentare la propria candidatura spontanea o ad una posizione di lavoro aperta.


Ai fini del presente documento, per trattamento dei dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, il raffronto, la comunicazione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, la limitazione la cancellazione o la distruzione dei dati personali.


1. Contitolari del Trattamento

I dati personali dell’Utente sono consultati, utilizzati e classificati congiuntamente ovvero singolarmente dai seguenti soggetti giuridici che hanno sottoscritto un Accordo di Contitolarità ai sensi dell’art.26 del Reg. UE 2016/679 (GDPR):

·        Compagnia di San Paolo (di seguito “Compagnia”);

·        PR.I.S.MA. s.c.r.l. (di seguito “Consorzio”).

Entrambi definiti congiuntamente “Contitolari”.


I Contitolari compiono, ciascuno nell’ambito delle proprie competenze, tutte le operazioni necessarie a garantire che i dati personali siano trattati in modo sicuro e protetto.

 

2. Categoria di interessati

Gli Interessati sono i soggetti che si candidano ad una posizione aperta o che si candidano spontaneamente sul Portale anche per il tramite di siti internet multiposting o pagine dedicate, quali ad esempio “Lavora con noi”, “Indeed”, “Neuvoo”, “Job rapido”.

 

3. Tipologia di dati trattati

Il trattamento riguarda i seguenti dati personali che sono forniti volontariamente dall'Interessato:

-     CV (curriculum vitae) e immagine fotografica;

-     Dati anagrafici e identificativi (quale nome, cognome, data e luogo di nascita, sesso);

-     Recapiti (quali indirizzo/città di residenza e/o domicilio, recapiti telefonici e casella di posta elettronica);

-     Dati particolari (appartenenza alle categorie protette);

-     Informazioni sulle esperienze lavorative, competenze tecniche e linguistiche, conoscenze ed abilità possedute;

-     Ogni altra informazione sulle caratteristiche e qualità della persona;

-     Ogni altro dato utile all’avvio e alla prosecuzione dell’esame del profilo professionale (come ad esempio il termine di preavviso, la situazione occupazionale).

Si prega l’Utente di non indicare altri dati particolari, relativi a salute, convinzioni religiose, opinioni politiche, orientamento sessuale, appartenenza sindacale.

 

4. Dati per il funzionamento del portale web o del sito

In sede di candidatura, il Portale o il sito internet di cui al punto 3 può raccogliere e trattare anche dati tecnicamente necessari per il funzionamento dei servizi web; i dati trattati potranno comprendere anche i dati di navigazione, inclusi quelli tecnicamente indispensabili (compresi i cookies).

 

5. Finalità del trattamento

I dati personali sono raccolti e trattati al fine di costituire e tenere aggiornata una banca dati di possibili candidati ad una posizione lavorativa.


Le operazioni di trattamento dei dati personali comprendono:

·        la consultazione e mera fruizione del Portale e dei suoi contenuti;

·        la registrazione alla banca dati e l’accesso all’area riservata del Portale;

·        la raccolta e l’aggiornamento delle informazioni di profilo (CV) degli Utenti;

·        la raccolta delle candidature ad una posizione di lavoro;

·        la cancellazione del profilo o la rimozione di una propria candidatura;

·        l’invio di comunicazioni semi-automatizzate non periodiche relative a:

o   nuove opportunità di inserimento lavorativo;

o   richieste di aggiornamento dei dati;

o   richieste di colloqui e interviste (anche in videoconferenza);

o   aggiornamenti del Portale anche in relazione a nuove funzionalità, inclusi aggiornamenti del software utilizzato.


Inoltre, i Contitolari possono svolgere ulteriori operazioni quali:

·        la ricerca di profili rispondenti a determinati criteri sulla base delle informazioni disponibili;

·        l’estrazione di uno o più profili all’esito di una ricerca;

·        l’inserimento di profili la cui candidatura è pervenuta da canali terzi.  


Tutti i suoi dati personali registrati nel Portale non sono utilizzati per sondaggi di opinione, ricerche di mercato e altre ricerche campionarie.

Non sono perseguite né attività di profilazione in merito alle abitudini o scelte di consumo, né indagini sulle opinioni politiche, religiose o sindacali, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale dell’Utente.

 

6. Base giuridica

Il trattamento dei dati trova fondamento in:

-     esecuzione di attività precontrattuali volte all’eventuale assunzione e gestione dei rapporti con i candidati interessati;

-     attività contrattuali secondo quanto stabilito dai “Termini e condizioni di utilizzo del Portale In-recruiting” pubblicati sul Portale stesso;

-     legittimo interesse dei Contitolari o degli Enti consorziati ove non prevalgano i diritti e le libertà fondamentagli degli interessati;

-     adempimento di obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria, nonché da disposizioni impartite da Autorità̀ a ciò̀ legittimate dalla legge e da Organi di Vigilanza e Controllo.


Il trattamento dei dati particolari relativi alla sua appartenenza ad una categoria protetta è subordinato al consenso esplicito dell’Interessato ed effettuato per adempiere specifici obblighi previsti dalla normativa comunitaria e nazionale, dai contratti collettivi nazionali in materia di diritto del lavoro, tra cui la disciplina a tutela del lavoro dei disabili, della sicurezza e della protezione sociale.


7. Facoltatività del conferimento dei dati

A parte per i dati di navigazione e tecnicamente indispensabili che sono acquisiti automaticamente in ogni caso, l'Utente è libero di fornire i dati personali relativamente alla propria candidatura, registrandosi sul Portale, previa accettazione delle condizioni di utilizzo contenute.  

Il mancato conferimento di tali dati, ritenuti indispensabili, può comportare l'impossibilità di presentare la propria candidatura spontanea o in risposta agli annunci di lavoro presenti.

 

8. Comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali indispensabili possono essere comunicati, oltre che nei casi previsti dalla legge, a soggetti esterni che supportano Compagnia e Consorzio nella gestione dei sistemi informatici (come ad esempio, l’amministrazione del sito, le analisi dei dati di navigazione, la gestione delle email, ecc…), amministrativi e di diritto del lavoro.


Compagnia e Consorzio possono comunicare i dati personali presenti sul Portale agli enti facenti parte della compagine societaria del Consorzio di seguito elencati:

·        Compagnia di San Paolo;

·        PR.I.S.MA. s.c.r.l.;

·        Collegio Carlo Alberto – Centro di Ricerca e Alta Formazione;

·        Fondazione Links – Leading Innovation & Knowledge for Society;

·        IIGM Foundation (Italian Institute for Genomic Medicine);

·        Fondazione 1563 per l’Arte e la Cultura della Compagnia di San Paolo;

·        Ufficio Pio della Compagnia di San Paolo – ONLUS;

·        Fondazione per la Scuola della Compagnia di San Paolo;

·        XKè? ZeroTredici s.c.r.l.

(tutti congiuntamente definiti “Enti”).


I dati personali verranno trattati da personale interno di Compagnia e Consorzio nell’ambito delle rispettive funzioni e in conformità delle istruzioni impartite dagli stessi.


In ogni caso, nessun dato è diffuso o pubblicato senza il preventivo consenso dell’Utente.

 

9. Modalità del trattamento – Misure di sicurezza – Trasferimenti di dati

I dati personali verranno trattati ai sensi della normativa sopra richiamata, con l’ausilio di strumenti elettronici o manualmente, assicurando l’impiego di misure idonee per la sicurezza dei dati trattati e la riservatezza dei medesimi, in conformità ai principi di trattamento ai sensi dell’articolo 5 del GDRP, ovverosia di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.


Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti e la perdita di riservatezza. L'accesso al Portale è limitato ai soli addetti incaricati con l’adozione di specifiche misure volte a prevenire l’accesso di soggetti non autorizzati, sebbene tali limitazioni potrebbero essere aggirate in maniera fraudolenta.

Il Portale è protetto da dispositivi antintrusione, firewall, log e soggetto a procedure di disaster recovery; inoltre, sono utilizzati meccanismi specifici di cifratura e segregazione dei dati e di autenticazione e autorizzazione.


Il trattamento dei dati relativi ai servizi web del Portale saranno trattati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti presso i server in Italia o all’interno dell’UE su cura e responsabilità del fornitore Intervieweb s.r.l., designato responsabile del trattamento.


10. Durata del trattamento

I dati personali che sono stati forniti dall’Utente in sede di candidatura saranno conservati per il periodo necessario ad effettuare le opportune valutazioni in merito alle esigenze di assunzioni di personale e comunque non oltre 25 mesi dalla data di ricezione dei suoi dati o dalla data dell’ultimo ed eventuale aggiornamento del Portale.


11. Area riservata: gestione delle proprie informazioni da parte dell'Utente – Tempi di conservazione

L’Utente che invia la sua candidatura riceve un messaggio e-mail che conferma l’avvenuta registrazione con la comunicazione delle credenziali di accesso (e-mail e password) alla sua area riservata.


L’Utente, entrando nella sua area riservata, potrà:

·        modificare il proprio profilo e la password;

·        modificare i documenti allegati;

·        verificare lo storico delle candidature;

·        interagire con gli incaricati dei Contitolari (mediante messaggistica, calendario, questionari, ecc.);

·        gestire le richieste legate alla normativa sulla privacy.

In caso di disattivazione del profilo, le informazioni precedenti relative all'Utente saranno cancellate. Potranno essere mantenuti i log e altre informazioni statistiche e demografiche relative all’Utente, conservando una copia archiviata di tali informazioni in maniera anonima.

Trascorsi 24 mesi senza alcun aggiornamento, i dati personali dell’Utente saranno rimossi entro 15 giorni, salvo espressa volontà di conservazione pervenuta dall’Utente.

 

12. Diritti degli Interessati

Sono riconosciuti in capo all’Interessato, in ogni momento, i diritti di cui agli artt. 15 – 22 del GDRP (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, assenza di processi di decisione automatizzati), nonché la possibilità di proporre reclamo al Garante (www.garanteprivacy.it).

Qualora il trattamento si basi sul consenso, lo stesso potrà essere revocato, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedentemente compiuto.

In particolare, l’Interessato potrà esercitare i diritti di cui sopra accedendo all’area riservata oppure inviando una richiesta ai recapiti indicati al punto 14.

 

13. Norma applicabile

Il trattamento dei dati personali raccolti avverrà nel rispetto delle disposizioni di cui al GDPR - General Data Protection Regulation 2016/679 e s.m.i., al Codice Privacy - D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.- ed ai provvedimenti dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

 

14. Recapiti

L’Utente può rivolgersi ai Contitolari mediante email:

·        selezionepersonale@csp-st.it

risorseumaneorganizzazione@compagniadisanpaolo.it

(In caso di mancata autorizzazione, la richiesta non potrà essere processata)

TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL PORTALE IN-RECRUITING


1. Termini e condizioni

I presenti termini e condizioni descrivono le modalità di utilizzo del portale In – recruiting (di seguito “Portale”) da parte dei soggetti (di seguito singolarmente “Utente” o collettivamente “Utenti”) che lo consultano e/o lo utilizzano per presentare la propria candidatura spontanea o in risposta ad una posizione di lavoro aperta.

L'uso del Portale comporta l'accettazione di tutti i termini e condizioni qui di seguito riportati, cliccando sull'apposito elemento in fase di registrazione. In caso contrario, l’Utente non potrà utilizzare il Portale.

L’Utente prende atto che:

(i)          il Portale è gestito congiuntamente da Compagnia di San Paolo (di seguito “Compagnia”) e da PR.I.S.MA. s.c.r.l. (di seguito “Consorzio”) in forza di un Accordo di Contitolarità ai sensi dell’art. 26 del Reg. UE 2016/679;

(ii)         all’interno del Portale è possibile candidarsi a posizioni lavorative di Compagnia, di Consorzio e degli enti facenti parte della compagine societaria di Consorzio stesso (di seguito tutti unitamente a Compagnia e Consorzio “Enti”) o procedere a presentare proprie candidature spontanee;

(iii)        nessuna garanzia è prestata in relazione all’eventuale assunzione e gestione di rapporti di lavoro.

L’Utente prende altresì atto ed accetta che il proprio profilo, al cui interno possono trovarsi dati personali, farà parte di una banca dati di possibili candidati ad una posizione lavorativa e concede, sin da ora, i diritti di utilizzo e trattamento dei suddetti dati personali da parte degli Enti, il cui elenco è reperibile nell’Informativa Privacy, caricata sul Portale.

L’Utente prende atto che i presenti termini e condizioni potranno essere modificati in qualsiasi momento e senza alcun preavviso e che è a suo carico la responsabilità del controllo costante di detti termini e condizioni.


2. Criteri di utilizzo del Portale

L’Utente è tenuto ad utilizzare il Portale solo per scopi leciti e in modo da non violare i diritti e le leggi applicabili, di limitare o inibire il suo utilizzo e godimento a chiunque altro.

Comportamenti proibiti includono, oltre ad atti di pirateria informatica, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

(i)          l’arrecare ingiurie o molestie a qualsiasi altro utente;

(ii)         la pubblicazione di materiale minatorio, osceno, diffamatorio, razzista o contrario all'ordine pubblico o al buon costume;

(iii)        l’accedere al Portale senza essere registrati o l’impersonare altri utenti;

(iv)       l’invio di e-mail non richieste, comprese promozioni e/o pubblicità di prodotti o servizi;

(v)         violare o comunque tentare di violare il Portale e il suo sistema di sicurezza.

Con l’accettazione dei presenti termini e condizioni, l’Utente si impegna a non:

(i)          inserire informazioni personali incomplete, false, imprecise;

(ii)         cancellare e/o modificare i profili di altri utenti;

(iii)        intraprendere qualunque azione che imponga un irragionevole o sproporzionato carico sull'infrastruttura del Portale;

(iv)       rivelare o condividere la propria password con terzi e/o utilizzarla per qualunque fine non autorizzato, laddove quest'ultima permetta l'accesso ad aree riservate del Portale;

(v)         decifrare, decodificare, smontare o ricostruire il contenuto di un software utilizzato per strutturare il Portale.

Compagnia e Consorzio monitoreranno attentamente il verificarsi di questi comportamenti e, qualora riscontrati, potranno, a loro insindacabile giudizio, impedire l’accesso al Portale dell’Utente che si sia reso responsabile di tali atti.


 

 

3. Procedura di registrazione

Per usufruire del Portale, all’Utente sarà richiesto, al momento del primo accesso, di procedere alla registrazione gratuita compilando il form della login page.

Tale procedura richiede all’Utente di inserire alcuni dati personali (di seguito "Dati Personali"), per il cui trattamento si rinvia alla ‘Privacy Policy’ disponibile sul Portale.

La base giuridica del trattamento dei dati personali è costituita dai presenti termini e condizioni per l’utilizzo del Portale, e da quanto specificato nella Privacy Policy. L’inserimento di dati riguardanti l’appartenenza a categorie particolari necessita di un libero, specifico ed esplicito consenso.

Una volta compilati tutti i campi necessari, l’Utente riceverà una mail di conferma di avvenuta registrazione.

Al termine della procedura di registrazione, all’Utente verrà assegnato un account e una password. Il mantenimento della segretezza dei medesimi è a sola ed esclusiva responsabilità dell’Utente e, pertanto, lo stesso sarà esclusivo responsabile per qualsiasi attività posta in essere tramite il suo account da parte di terzi a cui l’Utente ha fornito i suddetti identificativi o che comunque sono entrati in possesso degli stessi per negligenze dello stesso.

L’Utente si impegna a comunicare tempestivamente eventuali utilizzi non autorizzati della password ai recapiti di cui alla Privacy Policy.

Al secondo accesso, l’Utente dovrà inserire, a sua discrezione, l’username o l’indirizzo mail, unitamente alla password, nella login page.

 

4. Garanzie

La Compagnia e il Consorzio non assumono alcuna responsabilità per le opinioni espresse dall’Utente.

La Compagnia e il Consorzio non hanno alcun obbligo di verificare quanto caricato e dichiarato dall’Utente posto che il Portale è una semplice interfaccia per pubblicazione on-line delle informazioni e dei dati inseriti dall’Utente.

Laddove l’Utente segnali che comunicazioni, dati o informazioni inseriti nel Portale sono presumibilmente non conformi ai presenti termini e condizioni, Compagnia e Consorzio indagheranno in merito alla suddetta segnalazione stabilendo se rimuovere o chiedere la rimozione del contenuto oggetto di verifica.

La Compagnia ed il Consorzio non svolgono alcun tipo di attività di monitoraggio e di controllo sulla qualità, veridicità e accuratezza su quanto inserito dall’Utente nel Portale.

La Compagnia ed il Consorzio non possono garantire che il Portale sia privo di errori, disponibile senza interruzioni, compatibile con qualsiasi hardware o software o che eventuali difetti siano corretti o che l’utilizzo dello stesso fornirà risultati attesi dagli Utenti.

Qualora l'utilizzo del Portale crei dei danni agli strumenti informatici dell’Utente, la Compagnia ed il Consorzio non sono in alcun modo responsabili per i costi relativi ai servizi di manutenzione o a riparazioni e sostituzioni.

Il Portale è quindi offerto ed erogato “come è” e “come disponibile” senza garanzia di idoneità ad usi specifici.

L'Utente prende atto che né la Compagnia né il Consorzio potranno essere ritenuti responsabili per qualsivoglia danno di qualsiasi natura, sia contrattuale che extracontrattuale, derivante dall'attivazione o dall'utilizzo del Portale.


5. Clausola di manleva

L'Utente accetta di indennizzare e mantenere indenne la Compagnia ed il Consorzio, nonché i suoi dipendenti e collaboratori, da qualsiasi obbligo risarcitorio verso terzi derivante da o in qualsiasi modo collegato all'utilizzo della Piattaforma.


6. Collegamenti con altri siti

L’Utente potrà accedere a siti web terzi, anche tramite il rinvio da parte del Portale a suo rischio ed è consapevole che la Compagnia ed il Consorzio non hanno alcun potere di controllo, né diretto né indiretto, né tantomeno nessun tipo di responsabilità sugli stessi e sul loro contenuto o utilizzo.


 

7. Divieto di rivendita o di uso commerciale non autorizzato

L’Utente si impegna a non rivendere o cedere i suoi diritti e/o le sue obbligazioni derivanti dai presenti termini e condizioni, oltre che a non fare un uso commerciale non autorizzato del Portale.


8. Durata e risoluzione del rapporto

L'Utente riconosce che la Compagnia e il Consorzio possono, a loro totale discrezione, disconnettere la password e l'account o interromperne l'utilizzo in ogni momento, previa comunicazione scritta via e-mail da inviarsi con un preavviso di almeno cinque (5) giorni.

La Compagnia e il Consorzio si riservano il diritto di risolvere il rapporto contrattuale perfezionato con la sottoscrizione dei presenti termini e condizioni, ai sensi dell'articolo 1456 del Codice Civile, con comunicazione scritta da inviarsi all'Utente via e-mail, nel caso in cui quest’ultimo sia inadempiente ad una delle obbligazioni di cui agli articoli 2, 3, 5, 8 dei presenti termini e condizioni.


9. Disposizioni generali

Qualora una delle previsioni dei presenti termini e condizioni dovesse essere ritenuta invalida, l'invalidità di tale previsione non inficerà la validità delle rimanenti previsioni che continueranno a restare in vigore.

Fatto salvo quanto espressamente previsto in ulteriori condizioni contrattuali per l'uso del Portale, con una particolare Nota legale o nella Licenza di Software o su altre particolari pagine Web, i presenti termini e condizioni contengono tutte le previsioni che regolano il rapporto contrattuale tra l’Utente, da una parte, e la Compagnia e il Consorzio, dall’altra parte, in relazione all'uso del Portale.


10. Ulteriori condizioni per l'uso del Portale

L’Utente prende atto che l’utilizzo di altre aree del Portale non gestite da Compagnia e Consorzio è soggetto a diversi termini e condizioni di utilizzo, rispetto ai quali Compagnia e Consorzio non si assumono responsabilità alcuna.


11. Legge applicabile e Foro competente

I termini e le condizioni di utilizzo del Portale sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia che dovesse insorgere sull’interpretazione delle presenti o a seguito dell’utilizzo del Portale è competente il Foro di Torino.


 

(In caso di mancata autorizzazione, la richiesta non potrà essere processata)
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