Records Manager

Fondazione 1563 per l'Arte e la Cultura Torino Italia Professioni specialistiche

Descrizione azienda

La Fondazione 1563 per l’Arte e la Cultura, ente strumentale della Fondazione Compagnia di San Paolo, è una fondazione culturale operativa specializzata nel sostegno alla ricerca nel campo delle discipline umanistiche. Tra i compiti principali della Fondazione 1563 vi è la responsabilità della conservazione e della valorizzazione culturale dell’Archivio Storico della Compagnia di San Paolo, che raccoglie quattro secoli e mezzo di storia dell’ente. La Fondazione 1563 rappresenta anche il soggetto di riferimento per il "Gruppo" Fondazione Compagnia di San Paolo in ambito di gestione e conservazione documentale. La figura professionale che qui si ricerca opererà all’interno dello staff della Fondazione 1563.

Posizione

Obiettivo ruolo

Progettazione, implementazione e successivo mantenimento del sistema di gestione documentale del "Gruppo" Fondazione Compagnia di San Paolo. In tale ambito, il record manager dovrà sviluppare, di concerto al gruppo di lavoro multidisciplinare che andrà a costituirsi, policy, direttive e piani di lavoro per la definizione delle strategie di gestione documentale dell’organizzazione, assicurando che gli obblighi organizzativi, legali e archivistici siano assolti.

Il record manager dovrà individuare, in stretta collaborazione con il servizio IT della società Compagnia di San Paolo Sistema Torino, il software di gestione documentale, tenendo anche conto delle compatibilità con gli applicativi SW e l’infrastruttura HW attualmente utilizzati dalla Compagnia di San Paolo, in modo da giungere ad un processo avanzato di dematerializzazione dei processi.

Il record manager sarà responsabile di gestire tutte le fasi del flusso, dell’accesso e della conservazione dei documenti, sia cartacei sia digitali.

Il record manager lavorerà a stretto contatto con lo staff di Fondazione 1563 e del "Gruppo" Fondazione Compagnia di San Paolo.

Attività

- Sviluppare, implementare e mantenere le policies relative al record management sia in relazione ai documenti digitali sia cartacei

- Contribuire alla scelta del software di gestione documentale e alla sua adozione

- Redigere il manuale di gestione documentale dell’ente e vigilare sulla sua corretta applicazione

- Curare l’accesso ai documenti e garantirne la reperibilità

- Lavorare con il team per sviluppare strategie di conservazione dei documenti informatici in relazione con i differenti sistemi informativi dell’ente e in una prospettiva di "Gruppo"

- Organizzare e curare la conservazione dei documenti nelle fasi di archivio corrente e di deposito e i versamenti all’Archivio Storico

- Contribuire alla promozione e alla diffusione tra i colleghi della cultura del documento e del dato, associata alla corretta gestione documentale

Requisiti

Qualifiche

  • Il candidato deve essere in possesso di una professionalità accertata e multidisciplinare, ottenuta attraverso percorsi specialistici e/o master universitari specifici nel campo del record management (es. Master FGCAD - Università degli Studi di Macerata).
  • Il candidato deve essere inoltre in possesso di laurea magistrale e di diploma di specializzazione presso Scuola di Archivistica.
  • Il candidato deve aver maturato un’esperienza pluriennale all’interno di un ente con funzione di record management (almeno 3 anni).

Competenze

  • Conoscenza della materia, degli standard e delle buone pratiche inerenti alla gestione documentale
  • Conoscenza della legislazione italiana inerente alla gestione documentale e agli standard relativi
  • Conoscenza dei principali strumenti Document Management System (DMS) (ad es. Sharepoint, FLUIX, altri)
  • Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata)
  • Buona capacità di lavorare in autonomia
  • Buona capacità di gestione di gruppi di lavoro anche con competenze eterogenee
  • Buone capacità comunicative e relazionali
  • Buona leadership
  • Spiccata versatilità

Competenze preferienziali

  • Conoscenza delle metodologie di document configuration management
  • Conoscenze di strumenti di business intelligence e di rappresentazione dei dati
  • Specializzazione nell’ambito del data-science.
  • Esperienza nella gestione del dato anche rispetto ai recenti sviluppi della data-science e data-valorization e strumenti correlati.

Altre informazioni

Offerta: contratto a tempo determinato - Full-time

Durata: 12 mesi, rinnovabile

Invia candidatura

Candidature per Compagnia di San Paolo

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Definition of Protected Categories - People belonging to protected categories as provided for by Law no. 68/99. (people of working age suffering from physical, mental or sensory impairments and handicapped with intellectual disabilities, resulting in a reduction of working capacity greater than 45 percent, determined by specific committees for the identification of civil disability in accordance with the table indicating the percentages of disability due to impairments and disabling diseases approved in accordance with Article 2 of Legislative Decree No. 509, 23rd November 1988 by the Ministry of Health on the basis of the International Classification of Impairments developed by the World Health Organization).

Nome Istituto

RAL (retribuzione annua lorda)

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POLITICA GENERALE DI PRIVACY PER GLI UTENTI CHE SI CANDIDANO PER UNA POSIZIONE DI LAVORO

 

In questa pagina si descrivono le modalità di gestione del portale In-Recruiting in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano e utilizzano per presentare la propria candidatura di lavoro. L'informativa riguarda anche le modalità, i tempi e la natura delle informazioni che i titolari del trattamento devono fornire agli utenti quando questi si collegano a pagine web, indipendentemente dagli scopi del collegamento.

Titolare del Trattamento

I CV (curriculum vitae), le informazioni e i dati relativi all’utente interessato sono consultati, utilizzati e classificati congiuntamente ovvero singolarmente dai titolari del trattamento (consorzio ed enti consorziati) di seguito elencati:

  1. Compagnia di San Paolo (CSP)
  2. Compagnia di San Paolo Sistema Torino (CSP-ST)
  3. Collegio Carlo Alberto (CCA)
  4. Fondazione per la Scuola
  5. Fondazione 1563 per l’Arte e la Cultura
  6. Hugef
  7. Istituto Superiore Mario Boella (ISMB)
  8. SiTi
  9. Ufficio Pio
  10. XKè? ZeroTredici

I titolari compiono, ciascuno nell’ambito delle proprie spettanze, tutte le operazioni necessarie a garantire che le informazioni siano gestite in modo sicuro e protetto.

Il portale è gestito congiuntamente da CSP e CSP-ST. I dati sono tuttavia condivisi nell’ambito dell’intero consorzio. L'accesso al database del portale è limitato ai soli addetti incaricati e sono adottate specifiche misure volte a prevenire l’accesso di soggetti non autorizzati, sebbene tali limitazioni potrebbero essere aggirate in maniera fraudolenta.

Tipi di dati trattati

Dati forniti volontariamente dall'utente

Il portale raccoglie CV, informazioni e dati personali, eventualmente sensibili, che gli utenti, in qualità di interessati, scelgono di fornire per inserire ovvero aggiornare la propria candidatura spontanea o per una delle posizioni di lavoro o collaborazione offerte dal consorzio o dagli enti consorziati. Tali dati possono essere caricati direttamente sul portale ovvero su alcune pagine specifiche (es. lavora-con-noi, job-opportunity, ecc.) interne ai siti pubblici del consorzio, degli enti consorziati e sui portali multiposting.

Dati di navigazione e tecnicamente indispensabili

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l'elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l'accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito, per individuare, risolvere problemi e migliorare i servizi offerti.

Dati di profilazione

Non sono direttamente acquisiti dati di profilazione in merito alle abitudini o scelte di consumo dell’interessato.

 

Finalità del trattamento, comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali raccolti sono utilizzati al solo fine di eseguire i servizi o le prestazioni richieste e sono comunicati a terzi nel solo caso in cui ciò sia a tal fine necessario.

Le finalità della trattamento e dell'utilizzo dei dati personali sono:

  • la consultazione e mera fruizione del portale e dei suoi contenuti;
  • la registrazione e l’accesso all’area riservata del portale;
  • la raccolta delle candidature e dei CV degli utenti che autonomamente si propongono;
  • la selezione del personale da parte del consorzio e degli enti consorziati che sono interessati a valutare le candidature e a reclutare personale, attraverso quanto inserito volontariamente dagli stessi candidati;
  • invio di comunicazioni semi-automatizzate non periodiche relative a:
  • nuove opportunità di inserimento lavorativo all’interno dell’ambito del consorzio e degli enti consorziati,
  • richieste di aggiornamento dei dati,
  • richieste di colloqui e interviste (anche in videoconferenza),
  • aggiornamenti del portale anche in relazione a nuove funzionalità, inclusi aggiornamenti del software utilizzato,
  • sondaggi

Per alcuni servizi sono predisposte indicazioni informative di approfondimento.

In ogni caso, nessun dato derivante dai servizi web è diffuso o pubblicato senza il preventivo consenso dell’interessato.

Eventuali dati sensibili registrati nel portale:

  • non sono trattati a fini di selezione del personale per conto terzi diversi dai titolari del trattamento (consorzio ed enti consorziati);
  • non sono utilizzati per sondaggi di opinione, ricerche di mercato e altre ricerche campionarie.

Infine, si ricorda che in alcuni casi (non oggetto dell'ordinaria gestione) le Autorità Pubbliche possono richiedere notizie e informazioni anche di carattere personale, a cui il Titolare è tenuto a dare seguito.

 

Facoltatività del conferimento dei dati

A parte quanto specificato per i dati di navigazione e tecnicamente indispensabili, l'utente è libero di fornire i dati personali. Il mancato conferimento di taluni dati, ritenuti indispensabili può comportare l'impossibilità di ottenere quanto richiesto o di completare positivamente il procedimento richiesto.

 

Gestione del consenso al trattamento

Quando obbligatorio e comunque previa lettura dell’informativa, è richiesto all’interessato di esprimere il proprio consenso al trattamento ed alla comunicazione dei propri dati per le finalità e nei limiti descritti, pena l’impossibilità per il Titolare di trattare i dati per espletare e mettere in atto i servizi richiesti dall’interessato o propostigli.

L'utente può negare il consenso anche successivamente in particolare per quanto riguarda l’invio delle comunicazioni.

Approfondimenti per servizi specifici

Area riservata e gestione delle proprie informazioni da parte dell'utente

Il candidato che invia la sua candidatura riceve un messaggio e-mail che conferma la registrazione e comunica le credenziali (e-mail e password) di accesso alla sua area riservata: qui può , modificare il proprio profilo e i documenti allegati, verificare lo storico delle candidature inviate, interagire con l'azienda (con la messaggistica, il calendario, i questionari, i video-colloqui) e gestire le richieste legate alla normativa sulla privacy (in qualunque momento può richiedere la cancellazione, l’anonimizzazione e la disattivazione del proprio profilo).

In quest’ultimo caso, le informazioni precedenti relative all'utente saranno cancellate, ma potranno essere mantenuti i log e altre informazioni statistiche e demografiche sull'utente, conservando una copia archiviata di tali informazioni in maniera anonima.

Trascorsi 24 mesi senza alcun aggiornamento i dati personali sono rimossi entro 15 giorni previa richiesta all’utente interessato affinché provveda a rivedere il proprio profilo, estendendone nuovamente il tempo di conservazione ed utilizzo.

Le informazioni (testi, video e immagini) che l’utente carica nell’area riservata sono protetti mediante sistemi di cifratura ed autenticazione e sono accessibili ai soli utenti autorizzati, ovvero ai diretti interessati e/o agli intermediari coinvolti. Tali informazioni non sono oggetto di operazioni di diffusione.

Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali, inteso come raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, cancellazione e distruzione ovvero la combinazione di due o più di tali operazioni, avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici, anche in modo automatizzato, con logiche strettamente correlate alle finalità dichiarate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza e per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

I dati sono trattati in modo lecito e secondo correttezza, raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, esatti, e se necessario aggiornati, pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, nel rispetto delle norme minime di sicurezza e dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Diritti degli interessati

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell'esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l'origine, verificarne l'esattezza o chiederne l'integrazione o l'aggiornamento, oppure la rettificazione. Inoltre sussiste il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento.

 

Norma applicabile

Il trattamento dei dati personali raccolti tramite il presente form avverrà nel rispetto delle disposizioni di cui al GDPR - General Data Protection Regulation 2016/679 e successive modifiche e integrazioni, nonché i provvedimenti dell’Autorità Garante per la loro protezione.

Recapiti

Per rivolgersi ai titolare del trattamento si può fare riferimento al seguente elenco:

 

Il nominativo dei titolari del trattamento può essere conosciuto a richiesta, rivolgendosi ai recapiti noti.

(In caso di mancata autorizzazione, la richiesta non potrà essere processata)
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