La Fondazione 1563 per l’Arte e la Cultura, ente strumentale della Fondazione Compagnia di San Paolo, è una fondazione culturale operativa specializzata nel sostegno alla ricerca nel campo delle discipline umanistiche. Tra i compiti principali della Fondazione 1563 vi è la responsabilità della conservazione e della valorizzazione culturale dell’Archivio Storico della Compagnia di San Paolo, che raccoglie quattro secoli e mezzo di storia dell’ente. La Fondazione 1563 rappresenta anche il soggetto di riferimento per il "Gruppo" Fondazione Compagnia di San Paolo in ambito di gestione e conservazione documentale. La figura professionale che qui si ricerca opererà all’interno dello staff della Fondazione 1563.

Obiettivo ruolo

Progettazione, implementazione e successivo mantenimento del sistema di gestione documentale del "Gruppo" Fondazione Compagnia di San Paolo. In tale ambito, il record manager dovrà sviluppare, di concerto al gruppo di lavoro multidisciplinare che andrà a costituirsi, policy, direttive e piani di lavoro per la definizione delle strategie di gestione documentale dell’organizzazione, assicurando che gli obblighi organizzativi, legali e archivistici siano assolti.

Il record manager dovrà individuare, in stretta collaborazione con il servizio IT della società Compagnia di San Paolo Sistema Torino, il software di gestione documentale, tenendo anche conto delle compatibilità con gli applicativi SW e l’infrastruttura HW attualmente utilizzati dalla Compagnia di San Paolo, in modo da giungere ad un processo avanzato di dematerializzazione dei processi.

Il record manager sarà responsabile di gestire tutte le fasi del flusso, dell’accesso e della conservazione dei documenti, sia cartacei sia digitali.

Il record manager lavorerà a stretto contatto con lo staff di Fondazione 1563 e del "Gruppo" Fondazione Compagnia di San Paolo.

Attività

- Sviluppare, implementare e mantenere le policies relative al record management sia in relazione ai documenti digitali sia cartacei

- Contribuire alla scelta del software di gestione documentale e alla sua adozione

- Redigere il manuale di gestione documentale dell’ente e vigilare sulla sua corretta applicazione

- Curare l’accesso ai documenti e garantirne la reperibilità

- Lavorare con il team per sviluppare strategie di conservazione dei documenti informatici in relazione con i differenti sistemi informativi dell’ente e in una prospettiva di "Gruppo"

- Organizzare e curare la conservazione dei documenti nelle fasi di archivio corrente e di deposito e i versamenti all’Archivio Storico

- Contribuire alla promozione e alla diffusione tra i colleghi della cultura del documento e del dato, associata alla corretta gestione documentale

Qualifiche

• Il candidato deve essere in possesso di una professionalità accertata e multidisciplinare, ottenuta attraverso percorsi specialistici e/o master universitari specifici nel campo del record management (es. Master FGCAD - Università degli Studi di Macerata).
• Il candidato deve essere inoltre in possesso di laurea magistrale e di diploma di specializzazione presso Scuola di Archivistica.
• Il candidato deve aver maturato un’esperienza pluriennale all’interno di un ente con funzione di record management (almeno 3 anni).

Competenze

• Conoscenza della materia, degli standard e delle buone pratiche inerenti alla gestione documentale
• Conoscenza della legislazione italiana inerente alla gestione documentale e agli standard relativi
• Conoscenza dei principali strumenti Document Management System (DMS) (ad es. Sharepoint, FLUIX, altri)
• Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata)
• Buona capacità di lavorare in autonomia
• Buona capacità di gestione di gruppi di lavoro anche con competenze eterogenee
• Buone capacità comunicative e relazionali
• Buona leadership
• Spiccata versatilità

Competenze preferienziali

• Conoscenza delle metodologie di document configuration management
• Conoscenze di strumenti di business intelligence e di rappresentazione dei dati
• Specializzazione nell’ambito del data-science.
• Esperienza nella gestione del dato anche rispetto ai recenti sviluppi della data-science e data-valorization e strumenti correlati.

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